Podmiot, który skopiuje np. dowód osobisty może odpowiadać za przetwarzanie zbyt szerokiego zakresu danych osobowych. Tak stwierdził UODO.
Jak czytamy na stronie uodo.gov.pl:
Wchodząca w życie ustawa o dokumentach publicznych zakazuje wykonywania i handlu replikami np. dowodów osobistych lub praw jazdy. Zdaniem UODO nie każda kopia dokumentu publicznego będzie miała cechy autentyczności, nie mniej podmiot, który skopiuje np. dowód osobisty może odpowiadać za przetwarzanie zbyt szerokiego zakresu danych osobowych.
Podszywanie się pod inne osoby, by wyłudzić pożyczki czy kupić np. drogie rzeczy na raty – to najbardziej obrazowe przykłady negatywnych skutków tzw. kradzieży tożsamości. Proceder ten nasilił się za sprawą tzw. dokumentów kolekcjonerskich, które są łudząco podobne do oryginalnych dowodów osobistych czy praw jazdy. Oszuści zamawiali takie dokumenty kolekcjonerskie, ale podawali w nich dane innych osób. Następnie posługiwali się nimi w celach przestępczych. Za sprawą nowej ustawy o dokumentach publicznych, która wchodzi w życie 12 lipca 2019 r., proceder ten będzie utrudniony.
Więzienie za replikę
Za sprawą nowych przepisów każdemu, kto wykona, sprzeda lub będzie posiadł w celu zbycia replikę dokumentu publicznego będzie groziła kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. A taką repliką będzie kopia lub odwzorowanie np. dowodu osobistego czy prawa jazdy o wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału i o cechach autentyczności dokumentu publicznego.
Odpowiedzialność karna, przewidziana w nowych przepisach, nie będzie jednak groziła w przypadku wykonania kserokopii i wydruków komputerowych dokumentów publicznych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Ci, którzy dziś wykonują kopie dokumentów np. dowodu osobistego czy prawa jazdy powinni więc rozważyć, czy ich działanie nie naruszy ustawy o dokumentach publicznych. Mogą bowiem stać się obiektem zainteresowania organów ścigania, gdy te uznają, że wykonano replikę dokumentu publicznego, a nie jego kserokopię.
W kwietniu br. UODO zwrócił Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji uwagę na potrzebę pełniejszej regulacji w zakresie kopiowania dokumentów publicznych, gdyż w ocenie UODO nie każda kserokopia dokumentu publicznego będzie miała cechy autentyczności i wówczas może nie podlegać pod przepisy nowej ustawy o dokumentach publicznych. MSWiA, nie wykluczając możliwości nowelizacji tych przepisów, zapowiedziało, że na razie będzie się przyglądać skutkom tych regulacji i temu jak będą one stosowane w praktyce.
Nie tylko dowód i prawo jazdy
W nowej ustawie zdefiniowano pojęcie dokumentów publicznych, jak i określono ich katalog, w którym jest nie tylko prawo jazdy, dowód osobisty, paszport czy dowód rejestracyjny pojazdu. Wśród dokumentów publicznych są m.in. in. książeczka żeglarska, dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, np. akt urodzenia, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa. Katalog wymienia także legitymacje funkcjonariuszy różnych służb, żołnierzy czy dokumenty uprawniające do wykonywania zawodu lekarza.
Dla UODO ważny jest zakres danych
Z punktu widzenia zasad przetwarzania danych osobowych, przy sporządzaniu kopii dokumentów tożsamości, podmioty ją wykonujące powinny wziąć pod uwagę przepisy prawa, na podstawie których działają. Muszą też pamiętać o zasadach wynikających z RODO, m.in. zasadzie minimalizacji danych. W bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty. I w każdym przypadku, gdy np. przedsiębiorca sporządza kopię dokumentu tożsamości, Urząd Ochrony Danych Osobowych może badać, czy faktycznie jest uprawniony do przetwarzania aż takiego zakresu zawartych tam danych. Organ nadzorczy będzie zatem weryfikował czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do tego co niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane – czy nie narusza zasady minimalizacji.
W ocenie UODO większość podmiotów, które często chcą wykonywać kserokopie naszych dokumentów nie mogą tego uzasadniać takim celem, jakim jest np. zawarcie umowy. Przykładowo firma telekomunikacyjna ma w Prawie telekomunikacyjnym wskazany obowiązek przetwarzania danych na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Musi zatem pamiętać, że może przetwarzać tylko te dane, które są uzasadnione określonym celem przetwarzania. Tymczasem w nowych dowodach osobistych widnieją dane, które są zbędne dla potrzeb zawarcia umowy, jak np. nasz wizerunek, płeć, obywatelstwo. Ponadto w starszych dokumentach dodatkowo był podany nasz wzrost i kolor oczu, a informacje te nie są potrzebne przedsiębiorcy.
Wykonania ksero naszego dowodu nie można tłumaczyć także celem, jakim jest ewentualne dochodzenie roszczeń np. za zniszczony, skradziony sprzęt z wypożyczalni np. łódek, nart czy samochodów. Do realizacji takiego celu wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych, jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer dokumentu tożsamości bądź PESEL. I wystarczy je po prostu spisać z okazanego dokumentu. Należy przy tym pamiętać, że gdy ustanie cel uzasadniający przetwarzanie tych danych, administrator powinien je usunąć – np. zwrócić formularz, na którym spisał takie dane, ich posiadaczowi.
Jeśli w przeszłości zgodziliśmy się na skopiowanie naszego dowodu, zawsze mamy prawo (korzystając z uprawnień określonych w art. 17 RODO) zwrócić się do administratora z wnioskiem o usunięcie takich danych. Powinniśmy przy tym powołać się na to, że dane te zostały zebrane z naruszeniem prawa i wykraczają poza dopuszczalny zakres. Gdy żądanie to nie zostanie spełnione, przysługuje nam prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO, w której należy też wskazać oczekiwania wobec organu ds. ochrony danych osobowych (np. wydanie decyzji nakazującej usunięcie danych).
Niekiedy ksero jest dopuszczalne
Kopie naszych dokumentów często są wykonywane przez banki. W ocenie Prezesa UODO taka praktyka jest dopuszczalna tylko w określonych sytuacjach. Nie powinna być stosowana np. w przypadku zakładania konta, sprawdzania zdolności kredytowej czy zawierania umowy kredytowej.
Banki powołują się przy tym na art. 112b ustawy Prawo bankowe. Jednak przepis ten uprawnia je do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości. Nic nie stanowi o sporządzaniu kopii tych dokumentów.
Warto jednak wiedzieć, że na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Wśród podmiotów, które na podstawie tej ustawy są uprawnione do kopiowania dokumentów tożsamości, są m.in.: banki,, firmy ubezpieczeniowe, kantory, czy nawet notariusze. A tak może być, gdy miały podejrzenie co do legalności wykonywanych transakcji, czy operacji finansowych. W przypadku okazjonalnego transferu pieniędzy wystarczająca może być już kwota o równowartości 1 tys. euro.
O ile ustawa ta pozwala kopiować dokumenty w celu, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa finansowego, to wymienione w tych regulacjach podmioty, nie mogą robić np. kserokopii dokumentów tożsamości w innych celach.
Źródło: https://uodo.gov.pl/
